RESUMEN:

ApiaDocumentum 2.4 es la nueva versión de la plataforma para gestión documental. La empresa trabajó en cambios pensados para que el uso diario sea más eficiente y para que la herramienta se ajuste a las exigencias de accesibilidad y usabilidad en entornos digitales, en cumplimiento con la Ley N.º 19924 y el Decreto 406/22.

INFORMACIÓN:

La actualización apunta a dos áreas: lo que ve el funcionario en el sistema y lo que ocurre a nivel interno para administrar accesos, parámetros y seguimiento de la plataforma.

Cambios visibles: accesibilidad, pantallas y forma de entrar al sistema

Uno de los puntos clave es el cumplimiento de criterios de accesibilidad y usabilidad, adaptados a la normativa uruguaya. En la práctica, esto implica que la interfaz y los contenidos estén preparados para distintos modos de uso y que el sistema mantenga coherencia para navegar, leer y operar, sin depender de atajos o conocimientos técnicos.

La versión 2.4 incorpora una renovación en la experiencia del usuario. Habrá un aspecto visual actualizado y pantallas adaptativas (responsive), lo que significa que la interfaz se ajusta al tamaño del dispositivo, de esta manera se evita que algunas opciones queden ocultas o desordenadas.

Además, habrá una reorganización de entornos de trabajo según perfiles. Un usuario no técnico verá en su pantalla contenido habilitado para su perfil y podrá completar datos y avanzar pasos con menos búsqueda.

En el ámbito de la identidad visual, se menciona una renovación del logo y la iconografía. Este tipo de cambios suelen facilitar la lectura rápida del sistema, porque los íconos y señales visuales ayudan a identificar acciones frecuentes como navegar, confirmar, adjuntar o revisar.

Otra novedad es la configuración de acceso. La versión 2.4 incorpora una reestructura de parámetros e incluye la posibilidad de definir o modificar configuraciones de acceso desde la configuración general.

Expedientes: nuevas pantallas, asistencia con IA, firma y tableros de control

Se realizó una renovación del trabajo con expedientes Existe una barra de tareas lateral para gestionarlos, con el objetivo de concentrar acciones habituales en un lugar estable de la pantalla y facilitar la navegación dentro de un trámite. Además, también habrá rediseño en la selección de pase y en el árbol del expediente.

En ese mismo bloque aparece la incorporación de asistencia con inteligencia artificial. ApiaDocumentum 2.4 tendrá herramientas de apoyo en la creación de expedientes y en el trabajo con actuaciones, con el objetivo de facilitar ciertas tareas operativas dentro del sistema.

Entre las nuevas prestaciones previstas figura también la firma por lotes, que permitirá firmar varios elementos en una misma operación. En paralelo, se mencionan PDF accesibles y la posibilidad de modificar el tipo de expediente al cambiar su carátula, un ajuste funcional que permite redefinir el encuadre del trámite cuando se edita su información principal.

La nueva versión también tendrá herramientas de análisis y medición a través de indicadores y vistas en pantalla, orientadas a facilitar el seguimiento de la actividad y el funcionamiento del sistema.

Monitoreo, soporte y evolución de la plataforma

En materia de monitoreo, ApiaDocumentum 2.4 incluirá mejoras en los registros técnicos del sistema, lo que permitirá optimizar el análisis de eventos y reducir los tiempos de resolución ante posibles problemas. Este tipo de mejoras impacta principalmente en el trabajo de soporte y mantenimiento de la plataforma.

También se presenta ApiaDesk, un escritorio de trabajo del usuario pensado como espacio personal dentro de la plataforma.

Por otro lado, la versión contempla nuevos tableros de monitoreo del sistema, que permitirán ver información operativa y técnica para el seguimiento del funcionamiento de la herramienta.

Además, se agregan funcionalidades para gestión de plantillas y organización de documentos dentro del expediente, orientadas a mejorar el orden y la estandarización del trabajo.  

En materia de integración, la hoja de ruta también contempla avances como firma en la nube, segundo nivel de archivo y mejoras en mecanismos de intercambio con otros sistemas.